Kas ir e - rēķins?

Īsumā: E-rēķins ir rēķins strukturētā datu formātā, kas nosūtīts un apstrādāts elektroniski, samazinot kļūdas un laiku. Latvijā tas ir obligāts starp uzņēmumiem un valsti no 2025. gada, un starp visiem uzņēmumiem no 2028. gada. E-rēķinu ieviešana nodrošina ātrākus norēķinus, lielāku pārskatāmību un kļūdu novēršanu pārrakstot rēķina datus. Uzņēmumiem svarīgi izvēlēties risinājumu, kas nodrošina standartiem atbilstošu integrāciju, drošību un automatizācijas iespējas. E - rēķins jeb elektroniskais rēķins ir digitāls dokuments, kas tiek sagatavots un nosūtīts elektroniskā formātā. Tas ļauj to automātiski apstrādāt dažādām resursu vadības un grāmatvedības sistēmām bez manuālas datu ievades. Tas nav tikai ērtāks un ātrāks risinājums grāmatvežiem, bet arī veids, kā apkarot ēnu ekonomiku. Tāpat arī tas samazina kļūdas un veicina ilgtspēju. Pētījumā “Vadītāja digitālais portrets 2025” atklājās, ka 18,4% no aptaujātajiem e-rēķinus jau ir ieviesuši savā uzņēmumā. Savukārt, 20,1% atzina, ka vēlētos nākotnē šo sadaļu pilnībā digitalizēt. Tas ir salīdzinoši neliels procents, kam drīzumā pavisam strauji nāksies pāriet uz e-rēķinu sistēmu, jo to pieprasīs likumdošana. E-rēķinu likumdošana Latvijā E-rēķinu izrakstīšana, nosūtīšana un saņemšana būs obligāta lielākai daļai Latvijas uzņēmumu, tostarp fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību, un pārējiem Grāmatvedības likuma un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem. Jau no 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti norēķinos starp uzņēmumiem un valsts pārvaldi (arī pašvaldībām). Bet no 2028. gada 1. janvāra tie būs obligāti jāizmanto starp visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Grāmatvedības likums nosaka, ka rēķins noformējams kā strukturēts elektroniskais rēķins un tam jāatbilst Latvijas nacionālajam standartam LVS EN 16931-1: 2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis” un kuru uzņēmums izraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017 "Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts". Izklausās sarežģīti un tas atspoguļojas arī pētījumā “Vadītāja digitālais portrets 2025”, kur izpratne par e-rēķina formātu ir 53%. Tas nav standarta PDF, attēls, docx vai xlsx. E-rēķins ir strukturēts datu formāts, piemēram, XML, kas satur visus PVN un darījuma datus. Kāpēc ieviest e-rēķinus? E-rēķini nav tikai par digitalizāciju un laika ietaupījumu: tas ir ceļš uz caurspīdīgāku un drošāku rēķinu apriti. Ilgtermiņā ieguvēji ir abas puses - gan valsts, gan uzņēmumi. Ieguvumi valstij Mazāks PVN iztrūkums un labāka nodokļu disciplīna E-rēķini ļauj mazināt dažāda veida nodokļu apiešanas, jo dati par darījumiem kļūst strukturēti un izsekojami. Samazinās iespēja paslēpt rēķinus, veidot fiktīvus priekšnodokļa atskaitījumus, dubultos darījumus un krāpniecību ķēdes. Lai gan šī sistēma ir salīdzinoši jauna - valstis, kas ieviesušas e-rēķinu sistēmas, ziņo par PVN iztrūkuma samazinājumu un labāku atbilstību (compliance). (EU Comission). Mazāks administratīvais slogs valsts iestādēm Pateicoties e-rēķiniem, mazāk darba ir arī valsts iestādēm, jo vairs nav nepieciešamas manuālas pārbaudes katrā solī, notiek ātrāka dokumentu aprite un ir vienots datu formāts visiem piegādātājiem, kā arī ātrāks norēķinu process valsts sektorā. Tas ļauj veidot efektīvākas publiskās pārvaldes sistēmas. Caurspīdīgāka ekonomika E-rēķinu dati par darījumiem kļūst analītiski apstrādājami un salīdzināmi. Dažādas programmas var tiem ātri un viegli iziet cauri, atklājot potenciālos riskus, prognozējot un ļaujot labāk plānot budžetu. Ieguvumi uzņēmumiem Mazāk manuāla darba un mazāk kļūdu Vairs nav manuāla datu pārrakstīšana, kas var ieviest kļūdas un paņemt laiku, ko var vērtīgāk iztērēt citos uzdevumos. Naudas plūsmas uzlabošana un pārskatāmība Uzņēmumiem ar lielu rēķinu apriti, tas ļaus iegūt ātrāku, paredzamāku un mazāk atkarīgu no cilvēka pieejamības, procesu. Elektroniski strukturēti dati ļauj uzņēmumiem labāk kontrolēt izmaksas, automatizēt apstiprināšanas procesus, analizēt tēriņu kategorijas un nodrošināt auditējamību. Mazāk papīra, mazāk arhivēšanas un mazāk izmaksu Ar e-rēķiniem nav jāpērk arhīva plaukti, nav jāskraida ar mapēm starp departamentiem, tie nodrošina ātru piekļuvi dokumentiem digitālajos arhīvos. Turklāt uzņēmumi ar laiku ietaupa uz pasta sūtījumiem, drukāšanu, manuālu datu ievadi. Kā ieviest e-rēķinus? Lai gan izlasot likumā noteikto, var rasties sajūta, ka tas ir garš un sarežģīts process, patiesībā tas ir salīdzinoši vienkārši izdarāms. Izvēlies e-rēķinu risinājumu atkarībā no tā, kādas integrācijas ir pieejamas grāmatvedības programmai, kuru izmanto. Latvijā e-rēķinu aprite notiek ar e-rēķinu operatoru palīdzību, piemēram, Unifiedpost, Telema, Finbite, Jumis Envoice. Arī e-adrese ir uzskatāma par e-rēķinu operatoru, jo tas ir kanāls, caur kuru e-rēķins jāpiegādā valsts sektoram; Integrē operatora platformu ar grāmatvedības vai ERP sistēmu; Izstrādā iekšējās vadlīnijas: definē termiņus, atbildīgos, darbiniekus, kam ir tiesības sagatavot un apstiprināt e-rēķinus; Sāc izmantot e-rēķinus pamazām - no testa grupas līdz pilnīgai ieviešanai. Kas jāņem vērā, izvēloties e-rēķinu operatoru? Tirgū ir pieejama plaša izvēle ar risinājumiem, kas nodrošina e-rēķinu procesu. Tomēr tās visas nav vienādas - katrai ir savas piedāvātas funkcijas. Tāpēc ir svarīgi, ka izvēlētais pakalpojuma sniedzējs atbilst visām prasībām. Atbilstība Latvijas un ES prasībām - operators atbalsta e-rēķinu standartu, ir iekļāvis visas Latvijas normatīvās prasības un arī regulāri tās atjaunina; Integrācija ar grāmatvedības sistēmu - operators piedāvā gatavas integrācijas ar populārām sistēmām (Jumis, Horizon, Moneo, Standard Books, u.c.). Vai arī alternatīvu risinājumu - API; Pilna funkcionalitāte - ir iespēja nosūtīt e-rēķinu (arī uz e-adresi), saņemt to, pievienot failus (ja nepieciešams); Automatizācijas iespējas - operators ļauj automatizēt rēķinu importu/eksportu, validēt datus pirms nosūtīšanas, izveidot automātiskus procesus, piemēram: “saņemts e-rēķins → automātiski ievadīts sistēmā → nosūtīts apstiprināšanai”; Drošība un datu aizsardzība - operators atbilst GDPR, kur tiek glabāti dati, ir droši sakaru kanāli (šifrēšana, sertifikāti), vai tiek veikti auditi un ir atbilstības sertifikācijas (piemēram, ISO27001 u.c.); Lietošanas ērtums un atbalsts - intuitīva platforma, latviešu/angļu valodas atbalsts, tehniskais atbalsts, video pamācības, utml.; Cenu modelis - kas veido kopēju summu: ieviešana, abonēšanas maksa, transakciju cena par nosūtītajiem/saņemtajiem rēķiniem, papildus izmaksas par integrāciju vai citām funkcijām; Papildus funkcijas (nav obligātas) - elektronisko dokumentu arhivēšana, darījumu statusu izsekošana, mobilā lietotne, utt. E-rēķinu nākotnes tendences Latvijā Latvija atrodas posmā, kur daļa jau sāk automatizēt un digitalizēt procesus, un citi vēl nogaida. Līdz ar to patieso ainu ar e-rēķinu ieviešanu redzēsim vien 2027. gadā - kad likuma noteiktais termiņš jau būs pavisam tuvu. To rāda arī pētījuma “Vadītāja digitālais portrets 2025” - tikai 12,1% šī tēma ir aktuāla. Un tajā pašā laikā 39% uzskata, ka e-rēķinu ieviešana ietekmēs viņu biznesu un 28% nav skaidrības, vai ietekmēs. Kamēr var likties, ka 2028.gads vēl ir tālu un ir daudz laika ieviest e-rēķinus, tomēr laicīgi gatavojoties tas notiks daudz mierīgāk un ļaus izķert pat vismazākās kļūdas procesā. Arī klientiem būs vieglāk pieņemt izmaiņas pamazām, nevis ar 1.janvāri. E-rēķinu ieviešana nav tikai vienkārši nosūtīt rēķinu - tā ir iespēja automatizēt pilnu rēķinu aprites procesu (no pasūtījuma līdz maksājumam, no piegādātāja rēķina līdz grāmatvedības uzskaitei). Tāpat arī tas atvieglos MI ieviešanu grāmatvedības procesos, kas vēl vairāk ļaus samazināt manuālo darbu un kļūdu iespējamību. Negaidi pēdējo brīdi un pieslēdz e-rēķinu risinājumu jau tagad - Jumis Envoice! Biežāk uzdotie jautājumi Kas ir e-rēķins? E-rēķins jeb elektroniskais rēķins ir strukturēta formāta dokuments, kas tiek sagatavots un nosūtīts elektroniskā formātā. Tas ļauj automātiski apstrādāt rēķinu datus grāmatvedības un resursu vadības sistēmās, samazina kļūdas, ietaupa laiku un veicina caurspīdīgu un ilgtspējīgu rēķinu apriti. Kad tiks ieviesti e-rēķini? Latvijā e-rēķini ir obligāti starp uzņēmumiem un valsts pārvaldi jau no 2025. gada 1. janvāra. Savukārt no 2028. gada 1. janvāra tie būs obligāti starp visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Kā uzņēmumam izvēlēties piemērotu e-rēķinu operatoru? Izvēloties operatoru, svarīgi pārliecināties, ka tas: Atbilst Latvijas un ES prasībām(māk apkopot Pepoll UBL 2.1. BIS3 rēķinu standartu); Piedāvā integrāciju ar grāmatvedības vai ERP sistēmu; Nodrošina pilnu funkcionalitāti rēķinu nosūtīšanai, saņemšanai un apstrādei; Piedāvā automatizācijas iespējas un drošu datu aizsardzību; Ir ērti lietojams un piedāvā atbalstu; Atbilst uzņēmuma vajadzībām - cenu modelis un papildus funkcijas. Kā ieviest e-rēķinu risinājumu? E-rēķinu ieviešana ietver vairākus soļus: Izvēlēties e-rēķinu operatoru vai risinājumu; Integrēt operatora platformu ar grāmatvedības vai ERP sistēmu; Izstrādāt iekšējās vadlīnijas (atbildīgos, termiņus, apstiprināšanas procesus); Sākt izmantot e-rēķinus pakāpeniski - no testa grupas līdz pilnīgai ieviešanai.