E-rēķins vs PDF rēķins: kāda ir atšķirība?
Īsumā:
- PDF rēķins ir elektronisks dokuments, kas paredzēts galvenokārt cilvēka lasīšanai.
- E-rēķins ir strukturēts elektronisks rēķins, kura dati ir sagatavoti mašīnlasāmā formātā, lai tos varētu automātiski apstrādāt.
- Rēķina nosūtīšana e-pastā PDF formātā nepadara to par e-rēķinu.
- E-rēķina galvenā priekšrocība ir iespēja rēķina datus izmantot automatizētai apstrādei, nevis tikai tas, ka dokuments tiek nosūtīts elektroniski.
PDF rēķins un e-rēķins no pirmā acu uzmetiena var šķist ļoti līdzīgi. Abus var nosūtīt elektroniski, abus var apskatīt datorā un abus var izmantot kā rēķinu par saņemtām precēm vai pakalpojumiem. Tomēr to darbības princips ir atšķirīgs un no 2028. gada e-rēķinu izmantošana būs obligāta arī Latvijas uzņēmumu savstarpējos B2B darījumos.
Galvenā atšķirība ir tajā, kā rēķina informācija ir strukturēta un kā to var apstrādāt tālāk. PDF galvenokārt ir cilvēkam lasāms dokumenta formāts, savukārt strukturēts e-rēķins satur datus, kurus var automātiski nolasīt un apstrādāt grāmatvedības vai citā biznesa vadības sistēmā.
Kas ir PDF rēķins?
PDF jeb Portable Document Format ir faila formāts, kas ļauj saglabāt dokumenta izskatu neatkarīgi no ierīces vai programmas, kurā to atver. Tāpēc PDF ir ērts rēķinu nosūtīšanai, apskatei un glabāšanai.
Piemēram, uzņēmums sagatavo rēķinu grāmatvedības programmā vai citā dokumentu veidošanas rīkā, saglabā to PDF formātā un nosūta klientam e-pastā. Saņēmējs var PDF atvērt un izlasīt tajā norādīto informāciju - rēķina numuru, datumu, summu, PVN, bankas kontu un citus rekvizītus.
Taču tas nenozīmē, ka saņēmēja grāmatvedības sistēma šo informāciju automātiski “saprot”. PDF ir veidots tā, lai dokumentu varētu ērti uztvert cilvēks. Tomēr ne vienmēr PDF rēķinu dati jāievada manuāli. Piemēram, dažādi OCR jeb optiskās rakstzīmju atpazīšanas risinājumi var nolasīt informāciju no dokumenta. Bet PDF datu nolasīšana ar OCR nav tas pats, kas strukturēts e-rēķins.
Kas ir e-rēķins?
Strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā, mašīnlasāmā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt. Latvijā strukturēta e-rēķina datnes formāts ir XML, un tā struktūrai jāatbilst noteiktajām prasībām, tostarp PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
Tas nozīmē, ka e-rēķina informācija nav tikai vizuāli attēlota dokumentā. Dati par rēķina numuru, datumu, pārdevēju, pircēju, summām, PVN un citiem rēķina elementiem ir strukturēti tā, lai tos varētu apstrādāt arī programmatūra un automātiski ielasīt nepieciešamajos laukos. Tieši šī strukturētība ir būtiskākā atšķirība starp PDF rēķinu un e-rēķinu.
Ja vēlies uzzināt vairāk par e-rēķinu un tā darbības principu, lasi mūsu bloga rakstu Kas ir e-rēķins?
E-rēķins un PDF rēķins: galvenās atšķirības
Vai PDF rēķins, kas nosūtīts e-pastā, ir e-rēķins?
Nē. Ja uzņēmums sagatavo rēķinu PDF formātā un nosūta to klientam e-pastā, tas ir elektroniski nosūtīts PDF rēķins, nevis strukturēts e-rēķins.
Piemēram:
PDF rēķins
Uzņēmums → PDF fails → e-pasts → klients
Šajā gadījumā klients saņem dokumentu, kuru var atvērt un izlasīt. Lai izmantotu tajā esošos datus grāmatvedības sistēmā, tie ir jāievada, jāimportē ar piemērotu risinājumu vai jāiegūst no dokumenta ar datu nolasīšanas tehnoloģiju.
E-rēķins
Uzņēmums → strukturēti rēķina dati → e-rēķinu aprites risinājums → klienta grāmatvedības sistēma
Šeit rēķina dati tiek nodoti strukturētā veidā, kas ļauj tos automātiski apstrādāt.
Vai e-rēķins var būt arī PDF?
Strukturēts e-rēķins un cilvēklasāms rēķina attēlojums var pastāvēt kopā. Piemēram, Latvija.lv e-adreses risinājumā un arī Jumis Envoice, sagatavojot e-rēķinu, tiek izveidota XML datne strukturētai apstrādei un PDF datne cilvēklasāmā formātā.
Tas labi parāda abu formātu atšķirīgo lomu:
- XML nodrošina strukturētus datus sistēmām;
- PDF ļauj cilvēkam ērti apskatīt rēķina saturu.
Kāpēc strukturēti e-rēķini ir svarīgi grāmatvedībā?
Atšķirība kļūst īpaši nozīmīga tad, kad uzņēmumam ir jāapstrādā liels skaits rēķinu. Saņemot PDF rēķinu, grāmatvedim vai uzņēmuma izmantotajai sistēmai ir jāiegūst no dokumenta nepieciešamā informācija. Atkarībā no izmantotajiem rīkiem tas var nozīmēt manuālu datu ievadi, datu pārbaudi vai automātisku nolasīšanu ar OCR.
Savukārt strukturētā e-rēķinā dati jau ir sagatavoti tā, lai tos varētu izmantot programmatūra. Tas paver iespēju automatizēt vairākus rēķinu aprites posmus - piemēram, saņemšanu, datu ievadi grāmatvedības sistēmā un turpmāku apstrādi.
Tas nenozīmē, ka katrs e-rēķins automātiski tiek iegrāmatots bez cilvēka iesaistes. Automatizācijas apjoms ir atkarīgs no izmantotās grāmatvedības programmas, e-rēķinu risinājuma un to integrācijas. Taču strukturēts formāts nodrošina pamatu tam, lai sistēmas varētu savā starpā apmainīties ar rēķina datiem bez nepieciešamības tos no jauna nolasīt no vizuāla dokumenta.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai PDF rēķins ir e-rēķins?
Nē. PDF rēķins ir elektronisks dokuments, bet strukturēts e-rēķins ir sagatavots mašīnlasāmā formātā, kas ļauj tā datus automātiski apstrādāt. Latvijā strukturētam e-rēķinam izmanto XML formātu.
Vai e-rēķins var būt PDF formātā?
PDF var tikt izmantots kā e-rēķina cilvēklasāms attēlojums vai kopā ar strukturēto XML datni. Taču pats PDF fails nav tas, kas nodrošina strukturēta e-rēķina prasību izpildi.
Vai e-rēķina dati ir jāievada grāmatvedības programmā manuāli?
Ja e-rēķinu risinājums ir integrēts ar grāmatvedības programmu, strukturētos datus var nodot sistēmai automātiskai turpmākai apstrādei. Tas, cik daudz no procesa iespējams automatizēt, ir atkarīgs no konkrētajiem izmantotajiem risinājumiem un to integrācijām.
Vai PDF rēķina dati arī var tikt apstrādāti automātiski?
Daļēji. Piemēram, OCR tehnoloģija var nolasīt datus no PDF dokumenta. Tomēr šāda datu nolasīšana atšķiras no strukturēta e-rēķina: OCR vispirms mēģina iegūt informāciju no dokumenta un var pieļaut kļūdas, savukārt strukturētā e-rēķinā dati jau sākotnēji ir sagatavoti mašīnlasāmā struktūrā, tāpēc sistēma saņem tieši e-rēķinā norādītās vērtības, nevis mēģina tās nolasīt no dokumenta.